Napredak moderne prirodne znanosti. Sustav automatiziranog knjigovodstva knjižničnog fonda Sustav knjigovodstva obrazovnog fonda za obrazovne ustanove

1 Rukovoditelji bilo koje obrazovne ustanove uvijek se suočavaju s problemom prikladnog i kvalitetnog upravljanja procesima koji se odvijaju u svim fazama rada ustanove. Čak i kada rješavate takav problem kao što je raspored nastave, morate obraditi i analizirati velike količine informacija i, sukladno tome, ovaj proces zahtijeva puno rada i vremena. U ovoj fazi vrlo je relevantan zadatak automatizacije ovih procesa, što će istovremeno smanjiti troškove rada i poboljšati kvalitetu obavljenog posla.

Glavni cilj rada bio je kreirati strukturu razreda koja bi omogućila automatizaciju poslova vezanih uz računovodstvo fonda učionica unutar informacijskog sustava upravljanja obrazovnom ustanovom. U tu svrhu odabran je objektno orijentirani jezik za modeliranje - UML, koji se uglavnom koristi u području razvoja softvera.

Na primjeru Klasičnog privatnog učilišta istraženi su i analizirani glavni poslovni procesi koji se odvijaju u okviru postavljenog problema te su na temelju njih formulirani zahtjevi za dizajnirani model.

Kao rezultat, stvoren je model klase koji omogućuje:

  1. Vodite evidenciju o fondu učionica: klasa Ref.Room - imenik prostorija, pohranjuje atribute zajedničke svim sobama, povezana je s klasama Ref.Room_type - imenik tipova soba i Ref.Shell - imenik zgrada.
  2. Vodite evidenciju zaliha: klasa Ref.Inventory - imenik zaliha, povezana je s klasom Ref.Inventory_Type - imenik vrsta zaliha. Također je povezana s klasom Ref.Room, zbog čega je inventar vezan uz određenu sobu.
  3. Vodite evidenciju računala: klasa Ref.Computer - imenik računala, povezana je s klasom Ref.OS - direktorij operativnih sustava i, kao inventar, s klasom Ref.Room.
  4. Izrada i izmjena rasporeda nastave i događanja koja nisu obuhvaćena nastavnim planom i programom: razred Kaf.Disciplina_Semestar_Akcija_Par - obrazovni parovi disciplinskih događanja u polugodištima prema planu rada koji je, radi određivanja vremena parova, povezan s razredom. Ref.Pair - imenik parova, i klasa Ref.Special_Actions - imenik posebnih događaja, tj. one koje nisu uključene u planove rada disciplina. Obje su klase povezane s klasom Ref.Room kako bi se odredila lokacija para/događaja.
  5. Održavati bazu podataka korisnika sustava općenito i zasebno baze podataka učenika, nastavnika, osoblja itd.: klasa Ref.Users - imenik korisnika sustava, za određivanje tko je korisnik, povezana je s klasom Ref.Users_Statuses - imenik korisničkih statusa, koji može sadržavati nekoliko zapisa za svakog korisnika, a potonji je pak povezan s klasom Ref.User_Type - direktorijom tipova korisnika sustava. Klase Ref.Students, Ref.Educators, Ref.Komendants, Ref.Edu_Section_Personnel, Ref.Administrators, Ref.Groups redom su imenici učenika, nastavnika, ravnatelja, zaposlenika odjela za obrazovanje, administratora sustava i grupa učenika. Također smo implementirali ovaj model za MySQL sustav upravljanja bazom podataka i za njega izradili predloške upita koji implementiraju gore navedene zadatke.

Bibliografska poveznica

Bryzgalov A.V. INFORMACIJSKI SUSTAV ZA RAČUNOVODSTVENI FOND OBRAZOVNE USTANOVE // Advances in modern natural science. – 2009. – br. 9. – str. 157-157;
URL: http://natural-sciences.ru/ru/article/view?id=12929 (datum pristupa: 19.12.2019.). Predstavljamo vam časopise izdavačke kuće "Akademija prirodnih znanosti" Početna > Dokument

Automatizirani računovodstveni sustav knjižnične zbirke

O.L. Golubeva

Znanstveni voditelj: Slinkin D. A.

Shadrinsk Državni pedagoški institut, Shadrinsk

Automatizirani sustav računovodstva knjižnične zbirke skup je pravila i postupaka koji osiguravaju registraciju podataka, generaliziranje informacija o veličini, sastavu i kretanju zbirke, a koja se provodi pomoću računala. Ovo je vrlo zgodan i moderan način evidentiranja primljene i otpisane literature u knjižnici, sustav sadrži sve potrebne podatke o knjigama i podatke o čitateljima koji imaju knjižnična izdanja. Trenutno postoji mnogo različitih programa za računovodstvo knjiga u knjižničnom fondu (Knjižnica MD 4.3, 1C: Fakultetska knjižnica, Automatizirani informacijski knjižnični sustav OPAC-Global, AS-Knjižnica-3, IRBIS sustav). U osnovi, to su vrlo veliki softverski sustavi koji pokrivaju sve aspekte određene aktivnosti. Ali za mnoge male obrazovne ustanove takva su rješenja vrlo glomazna i skupa. U takvim slučajevima postavlja se pitanje izrade specijaliziranih aplikacija koje imaju samo funkcionalnost potrebnu za određeno područje djelovanja. Takve aplikacije imaju pozitivne aspekte:

    Jednostavni su za rukovanje; Trošak takvog razvoja mnogo je niži od komercijalnih projekata; Nemojte sadržavati nepotrebne funkcije; Imaju mogućnost modernizacije.
Svake godine tisuće dokumenata (knjiga, časopisa, novina itd.), velika količina literature (u ovom trenutku fond broji više od devet tisuća primjeraka), otežava knjižničnom osoblju pretraživanje i obradu informacija. S tim u vezi javila se potreba za razvojem ovakvog sustava. Automatizirani sustav knjigovodstva knjižnične zbirke omogućava zaposlenicima knjižnice olakšan rad na unosu, pohranjivanju podataka i evidentiranju knjiga, kao i na registraciji studenata i zaposlenika obrazovne ustanove koji imaju literaturu izdanu od knjižnice. Funkcionalnost razvijenog sustava ima dva glavna smjera:
    unos potrebnih podataka u sustav;
U sustav računovodstva knjižnične zbirke ShPK unose se podaci: autor knjiga, njihov naslov, mjesto i datum izdanja, datum primitka i razgradnje knjige, datum izdavanja literature za korištenje studentima i nastavnicima, inventarni broj literature. izdanje, broj stranica u knjizi, njezinu cijenu i vrstu, puno ime, grupu i osobni broj učenika, kao i rubriku u kojoj se knjiga nalazi.
    izlaz rezultata krajnjem korisniku.
U sustavu automatiziranog knjigovodstva knjižnične zbirke ShPK krajnji korisnik može dobiti podatke o studentu (ime i prezime, JMBG i broj grupe, datume izdavanja i povrata knjiga i njihovu količinu) ili podatke o knjigama (naslov, autor, godina i mjesto izdanja, inventarni broj i troškovnik, datumi primitka i otpisa, vrsta i rubrika kojoj književna publikacija pripada te podaci o popratnoj građi). Programer sustava se suočava sa sljedećim zadacima:
    osiguranje maksimalne učinkovitosti aplikacije;
U računovodstvenom sustavu ShPK performanse na strani poslužitelja bit će osigurane propusnošću samog poslužitelja, kao i instaliranim softverom (Apache, PHP, MySQL). Baza podataka ima specifičnu strukturu (po odjeljcima), što vam omogućuje bržu obradu rezultata.
    razvoj prikladnog i razumljivog sučelja;
Izgled i sadržaj naredbenih ploča u sučelju računovodstvenog sustava ShPK implementiran je na takav način da korisnik, bez čitanja dokumentacije, uvijek može lako pronaći sve radnje dostupne u određenom načinu rada.
    osiguranje maksimalne pouzdanosti sustava;
Za postizanje najvećeg stupnja zaštite sustava moraju biti ispunjeni sljedeći uvjeti: - dopušten je samo lokalni pristup; - glavni račun mora biti zaštićen "složenom" lozinkom; - mora biti blokiran anonimni pristup bazi podataka;
    sigurnost prikupljenih podataka;
U sustavu knjižnične zbirke podaci se pohranjuju na udaljenom poslužitelju, dnevno planirano sigurnosno kopiranje arhive baze podataka vrši se na zasebnom uređaju za pohranu podataka, čime se smanjuje rizik od gubitka podataka. Za razvoj sustava odlučeno je koristiti Apache Web server, PHP programski jezik i MySQL DBMS. Ovo poduzeće do sada nije bilo automatizirano u sličnom području, stoga treba razviti navedeni sustav i staviti ga u rad.

Računovodstvo knjižničnih zbirki sastavni je dio nacionalnog ekonomskog računovodstvenog sustava. Njegovo poboljšanje provodi se u skladu s nacionalnim programom prijelaza Ruske Federacije na sustav računovodstva, statistike i kontrole prihvaćen u svjetskoj praksi (1992.). Bit i uloga računovodstva u novoj gospodarskoj situaciji ima nešto drugačiji fokus nego u centraliziranom gospodarstvu.

Reforma računovodstva usmjerena je na utvrđivanje novih pristupa računovodstvu sredstava u suvremenim gospodarskim uvjetima. Osnovni cilj mu je osigurati točne i pouzdane podatke o svim vrstama dokumenata knjižničnog fonda, te osigurati nadzor nad njihovim kretanjem u skladu s propisima.

Također treba napomenuti da je evidentiranje dokumenata najspecifičniji i najuređeniji proces organiziranja i upravljanja knjižničnim zbirkama. Središnji element računovodstvene politike knjižnice je regulatorni okvir.

Pravna regulativa računovodstva je suvremena zakonska regulativa različitih grana prava. Najvišu razinu čine savezni zakoni, propisi i naredbe Vlade Ruske Federacije: „O knjižničarstvu” (1994.), „O obveznom depozitu dokumenata” (1994.), „O informacijama, informacijskim tehnologijama i zaštiti informacija” (2006.). ), "O računovodstvu" "(1998), "O arhiviranju u Ruskoj Federaciji" (2004), "O standardizaciji" (1993), kao i Građanski zakonik Ruske Federacije, Zakon o radu Ruske Federacije, itd. Norme ovih zakona, uključujući i one koje se odnose na državnu politiku u području računovodstva, temeljna su osnova za donošenje odluka o upravljanju knjižnicama različitih organizacijsko-pravnih obilježja i oblika vlasništva.

Na poboljšanje računovodstvenog sustava utječu čimbenici kao što su aktivan proces promjene vrste i strukturnog fonda, razvoj računalnih informacijskih tehnologija u knjižnicama, kao i korištenje metoda elektroničkog označavanja dokumenata, koje omogućuju cjelovito rješavati pitanja evidentiranja, čuvanja i korištenja zbirki dokumenata.

U prosincu 1998. Naredba Ministarstva kulture Ruske Federacije br. 590 odobrila je "Upute o računovodstvu knjižničnih zbirki". Njegov regulatorni okvir činili su dokumenti kao što su Zakon o knjižničarstvu Ruske Federacije, Zakon o obveznom primjerku dokumenata, Zakon o standardizaciji, Zakon o računovodstvu, GOST 7.20-80 „SIBID. Računovodstvene jedinice za zbirke knjižnica i tijela znanstvenih i tehničkih informacija”, GOST 7.69-95 (ISO 5127-11-83) “SIBID. Audiovizualni dokumenti. Osnovni pojmovi i definicije” (1997.), domaće norme u području informacijskog, knjižničarskog i nakladničkog poslovanja; ISO 2789-1974 “Međunarodna knjižnična statistika”, “Upute za računovodstvo u proračunskim institucijama” (odobreno Nalogom Ministarstva financija Ruske Federacije od 30. prosinca 1999. br. 107).

Od stupanja na snagu Uputa dogodile su se značajne promjene u političkom, društvenom i gospodarskom životu zemlje, koje su se odrazile i na knjižničarski sektor. U raznim granama prava pojavili su se novi regulatorni pravni dokumenti. Knjižnične zbirke postale su predmetom stručnog interesa raznih resora, prvenstveno Ministarstva financija Ruske Federacije, Ministarstva imovinskih odnosa Ruske Federacije, poreznih vlasti, riznice i statističkih tijela.

Glavna prednost Upute je u tome što zadržavajući kontinuitet s prethodnim računovodstvenim sustavom zbog usklađenosti glavnih pokazatelja, vrsta računovodstva i pojedinih njegovih oblika, istovremeno osigurava njegovu fleksibilnost, mogućnost detaljizacije, te daje pravo knjižnicama da samostalno formiraju svoje računovodstvene postupke u odnosu na status, strukturu fondova, organizacijske i tehnološke mogućnosti, ne proturječeći svojim temeljnim zahtjevima.

Ovom Uputom utvrđuju se opća pravila evidentiranja dokumenata koji čine knjižnični fond, neovisno o statusu knjižnice, strukturi njezine zbirke te organizacijskim i tehnološkim značajkama njezine djelatnosti. “Uputa” se odnosi na državne i općinske knjižnice u federalnom vlasništvu, vlasništvu konstitutivnih entiteta Federacije i općinskom vlasništvu. Naredbom Ministarstva obrazovanja Ruske Federacije „O računovodstvu knjižničnih zbirki obrazovnih ustanova” od 24. kolovoza 2000. br. 2488, ova je Uputa vodič za sve knjižnice obrazovnih ustanova, uzimajući u obzir odobrene metodološke preporuke za njegovu primjenu.

Prijelaz knjižnica na automatizirane informacijske tehnologije donosi temeljne promjene u organizaciji računovodstva zbirke zbog integracije obrade računovodstvenih informacija u sve glavne module automatiziranih knjižničnih sustava.

Elektroničko knjigovodstvo je vođenje računalnom tehnologijom dokumenata koji čine knjižnični fond. Elektroničko računovodstvo nije samostalna vrsta, već metoda računovodstva.

Korištenje računala olakšava integraciju obrade računovodstvenih informacija. Elektroničkim knjigovodstvom značajno se mijenja računovodstvena tehnologija, redoslijed procesa i operacija, pojavljuju se novi pravci, odnosno usložnjava se sadržaj rada i organizacija knjigovodstva dokumenata u knjižnici. Automatiziranim tehnologijama svi procesi evidentiranja dokumenata, ulaznih, izlaznih i niza drugih, provode se prema posebnim programima koji vode računa o interesima djelatnika knjižnice.

Nužan zahtjev za moderne automatizirane knjižnične informacijske sustave (ALIS) je prisutnost funkcija ili modula za računovodstvene zbirke.

Vođenje evidencije sredstava u automatiziranom načinu rada uključuje korištenje barkodiranja dokumenata.

Tehnologija barkodiranja uključuje tri faze:

1. izrada crtičnog koda;

2. nanošenje crtičnog koda na etiketu;

3. čitanje crtičnog koda pomoću posebne opreme.

Korištenjem tehnologije crtičnog kodiranja, korištenjem mikrokalkulatora s ugrađenim skenerom, tzv. mobilnih terminala, moguće je gotovo u potpunosti automatizirati proces provjere sredstava. Postavljanjem crtičnog koda ne samo na knjige, već i na kartice, knjižničar ima mogućnost brze provjere lisnog kataloga s elektroničkim katalogom, a time i s fondom. Uvođenje metoda linijske tehnologije s vremenom će dovesti do toga da će tradicionalni oblici računovodstva poznati u knjižnici biti zamijenjeni novim, praktičnijim i učinkovitijim.

Za uspješnu upotrebu crtičnih kodova (crtičnih kodova) potrebno je u zemlji odabrati i instalirati sustav kompatibilnih metoda barkodiranja dokumenata u knjižnicama različitih vrsta, postupak financiranja i implementaciju računovodstvenih alata za te fondove.

Primjer takvog sustava je automatizirana web-biblioteka "Kod: Rukopis"

Sustav je dizajniran za automatizaciju rada s knjižničnim fondom i čitateljima, organiziranje elektroničkog računovodstva publikacija, kao i omogućavanje pristupa katalogu publikacija putem preglednika MS Internet Explorer.

Sustav omogućuje automatizaciju cjelokupnog ciklusa knjiženja knjižnične zbirke, od trenutka prispijeća publikacije u knjižnicu do otpisa, uključujući formiranje inventarne knjige, zbirne knjige i cijeli niz potrebnih radnji. . Implementiran je moćan sustav pretraživanja knjige inventara, knjige suma, bilježnice zamijenjenih knjiga i drugih knjigovodstvenih objekata knjižničnog fonda. Ugrađeni mehanizam za generiranje inventarnih brojeva, CSU brojeva i unosa u inventarnu knjigu osigurat će udoban i pouzdan protok dokumenata u knjižnici.

Model rada sustava:

Srce sustava, „Kodeks-Server“, instaliran je na poslužitelju lokalne mreže knjižnice, koji je istovremeno i Web poslužitelj i poslužitelj baze podataka te baza podataka u formatu „Kodeks“. No, da bi sustav počeo stabilno funkcionirati, potrebno je na radnim stanicama djelatnika knjižnice i čitatelja instalirati softver - preglednik MS Internet Explorer koji se nalazi u standardnom Windows OS paketu.

Osim Web-biblioteke "Code: Rukopis", izrađena je i konfiguracija "Online: Library" (tvrtka "Online") Programski proizvod razvijen je na temelju programskog sustava 1C:Enterprise u suradnji s knjižničarima obrazovnim ustanovama i uvažavajući njihove brojne želje.

"Online: Library" omogućuje vam automatizaciju svih glavnih faza rada s knjigom, od trenutka njezina primitka do otpisa iz knjižnične zbirke:

– u konfiguraciji postoje elektronički analozi primarnih dokumenata - “Akt o prijemu knjiga” i “Akt o izuzeću knjiga iz fonda”;

– proces generiranja inventarnih brojeva u programu je automatiziran, brojevi se provjeravaju na jedinstvenost;

– zbirne i inventarne knjige generiraju se automatski na temelju podataka unesenih u informacijsku bazu dokumentima „Potvrda o prijemu knjiga“ i „Akt o izuzeću knjiga iz fonda“.

Važno je napomenuti da nas automatizacija temeljnih knjižničnih procesa i informatizacija knjižnične djelatnosti tjera na reviziju postojećih dokumenata i poboljšanje regulatornog okvira koji regulira djelatnost knjižnica u radu sa zbirkama. To doprinosi organizaciji strogog računovodstva i osigurava poštivanje financijske discipline, omogućuje nam da sistematiziramo i ujednačimo oblike i metode rada knjižnica sa zbirkama.

Posebno valja istaknuti da rješavanje problema unaprjeđenja knjigovodstva knjižničnih zbirki zahtijeva udruživanje napora knjižnica, arhiva, muzeja i drugih organizacija kojima je knjigovodstvo ne samo najvažniji dio čuvanja dokumenata, već i vodeća funkcija praćenje kretanja duhovnih i materijalnih vrijednosti.

Stoga smo skloni vjerovati da je računovodstvo knjižničnih zbirki:

– dio je sustava upravljanja ekonomskim procesima koji se odvijaju u suvremenoj knjižnici. Njegovo unapređenje značajno utječe na proširenje prava knjižnice i ukidanje stroge regulative;

– omogućuje prepoznavanje matičnog zapisa usporedbom s izvornikom i podacima o njemu prilikom provjere fonda ili prilikom obračuna s čitateljima u slučaju nevraćanja dokumenata preuzetih iz knjižnice;

– osigurava evidentiranje i sažimanje podataka o njemu prema utvrđenim pravilima, izračunava dinamiku razvoja fonda, njegov sastav, strukturu, omjer izvora i načina popunjavanja, stopu obnavljanja i smještaj dokumenata.

– služi kao osnova za državno statističko računovodstvo, izvješćivanje knjižnice, planiranje njezine djelatnosti, osiguranje sigurnosti fonda, praćenje dostupnosti i kretanja dokumenata.

Smatramo da bi knjigovodstvo zbirke trebalo biti najvažnija djelatnost svake knjižnice pojedinačno i knjižničnog sustava u cjelini. Poboljšanje knjigovodstva knjižničnih zbirki višestruk je problem. Računovodstvo knjižničnih zbirki nije samo dio sustava upravljanja ekonomskim procesima, već i neproizvodnih objekata. Stoga njegovu reformu treba provoditi u općem kontekstu transformacije računovodstvenih politika koje se vode u zemlji. Osim toga, evidentiranje knjižničnih zbirki najvažniji je element njihova očuvanja. To je početna faza od koje počinje sav daljnji rad s zbirkom u knjižnici, kako u pogledu očuvanja tako i u pogledu sigurnosti korištenja.

Slični članci